Adatkezelési tájékoztató

A DR. TOLNAY SÁNDOR ÁLTALÁNOS ISKOLA ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Adatkezelés és -továbbítás intézményi rendje

Az adatkezelés alapelvei

Személyes adat kizárólag célhoz kötötten, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető az adatkezelési eljárás időszaka alatt.
Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az intézményi feladatellátáshoz jogszabály alapján szükséges és elengedhetetlen, és csak annyi ideig kezelhető, ameddig az adott feladathoz minimálisan szükséges.
Az adatkezelés során biztosítani szükséges a pontosság, teljesség elvét, valamint azt, hogy az érintettet - ha szükséges – csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani.
Az adatkezelő köteles az adatkezelési műveleteket úgy megtervezni és végrehajtani, hogy az e törvény és az adatkezelésre vonatkozó más szabályok alkalmazása során biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét.
Az adatkezelő, illetve az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az adat- és titokvédelmi jogszabályok érvényre juttatásához szükségesek.
Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.
Adattovábbításra a köznevelési intézmény vezetője és – a meghatalmazás keretei között – az általa meghatalmazott vezető vagy más alkalmazott jogosult.
A 229/2012. (VIII. 28.) Korm. rendelet a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról rendelkezései alapján a köznevelés információs rendszerébe az adatokat és az okiratokat a fenntartó vagy a köznevelési intézmény képviseletére jogosult személy szolgáltatja.

A köznevelési intézményekben nyilvántartott és kezelt adatok

A közalkalmazottra vonatkozó nyilvántartás

A munkáltató a közalkalmazottról a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvényben meghatározottak kiterjedő nyilvántartást vezet.
A 229/2012. (VIII: 28.) Korm. rendelet a nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról 4§ (2) bekezdése értelmében az intézmény nyilvántartja a gyermek, a tanuló, az alkalmazott és az óraadó személyes adatait, továbbá az intézmény nyilvántartja a pedagógus oktatási azonosító számát, pedagógusigazolványának számát, a jogviszony időtartamát és a heti kötött munkaidőt (2011/CXC törvény a nemzeti köznevelésről 41§ (2) bekezdés).
A köznevelési feladatokat ellátó intézmény az óraadó tanárok nevét, születési helyét, idejét, nemét, lakóhelyét, tartózkodási helyét, végzettségével, szakképzettségével kapcsolatos adatokat, oktatási azonosító számát tartja nyilván.
A köznevelési intézmények az alkalmazottak személyes adatait csak a foglalkoztatással, a juttatások, kedvezmények, kötelezettségek megállapításával és teljesítésével, az állampolgári jogok és kötelezettségek teljesítésével kapcsolatosan, nemzetbiztonsági okokból, az e törvényben (2011/CXC törvény a nemzeti köznevelésről) meghatározott nyilvántartások kezelése céljából, a célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten kezelhetik.
Az intézményvezető és vezető munkatársainak feladata a munkáltató rendelkezéseinek megfelelően az adatok összegyűjtése, továbbítása, e feladatkörükben eljárva, mint adattovábbítók közreműködnek.

Titoktartási kötelezettség

A pedagógust, a nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazottat, továbbá azt, aki közreműködik a tanuló felügyeletének az ellátásában, hivatásánál fogva harmadik személyekkel szemben titoktartási kötelezettség terheli a tanulóval és családjával kapcsolatos minden olyan tényt, adatot, információt illetően, amelyről a tanulóval, szülővel való kapcsolattartás során szerzett tudomást. E kötelezettség a foglalkoztatási jogviszony megszűnése után is határidő nélkül fennmarad.
A titoktartási kötelezettség nem terjed ki a nevelőtestület tagjainak egymás közti, a tanuló fejlődésével összefüggő megbeszélésre. A kiskorú tanuló szülőjével minden, a gyermekével összefüggő adat közölhető, kivéve, ha az adat közlése súlyosan sértené a tanuló testi, értelmi vagy erkölcsi fejlődését.
A pedagógus, a nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazott a nevelési-oktatási intézmény vezetője útján köteles az illetékes gyermekjóléti szolgálatot haladéktalanul értesíteni, ha megítélése szerint a kiskorú tanuló – más vagy saját magatartása miatt – súlyos veszélyhelyzetbe kerülhet vagy került. Ebben a helyzetben az adattovábbításhoz az érintett, valamint az adattal kapcsolatosan egyébként rendelkezésre jogosult beleegyezése nem szükséges.
A pedagógus, a nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazott a nevelési-oktatási intézmény vezetője útján köteles a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI: törvény 17§ (2) bekezdésébe foglaltak szerint eljárni, mely szerint az illetékes gyermekjóléti szolgálatot haladéktalanul értesíteni, ha megítélése szerint a kiskorú tanuló – más vagy saját magatartása miatt – súlyos veszélyhelyzetbe kerülhet vagy került. Ebben a helyzetben az adattovábbításhoz az érintett, valamint az adattal kapcsolatosan egyébként rendelkezésre jogosult beleegyezése nem szükséges.

A köznevelési intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok

A köznevelési intézmény köteles a jogszabályban előírt nyilvántartásokat vezetni, a köznevelés információs rendszerébe bejelentkezni, valamint az országos statisztikai adatgyűjtési program keretében előírt adatokat szolgáltatni.

A köznevelési intézmény a tanuló alábbi adatait tartja nyilván

a tanuló neve, születési helye és ideje, neme, állampolgársága, lakóhelyének, tartózkodási helyének címe, társadalombiztosítási azonosító jele, nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma
szülője, törvényes képviselője neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma
a tanuló iskolai fejlődésével kapcsolatos adatok
a tanuló tanulói jogviszonyával kapcsolatos adatok
felvételivel kapcsolatos adatok
az a köznevelési alapfeladat, amelyre a jogviszony irányul
jogviszony szünetelésével, megszűnésével kapcsolatos adatok
a tanuló mulasztásával kapcsolatos adatok
kiemelt figyelmet igénylő tanulóra vonatkozó adatok
a tanulóbalesetre vonatkozó adatok
a tanuló oktatási azonosító száma
mérési azonosító

A tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok

az egyéni munkarenddel kapcsolatos adatok
a tanuló magatartásának, szorgalmának és tudásának értékelése és minősítése, vizsgaadatok
a tanulói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok
a tanuló diákigazolványának sorszáma
a tankönyvellátással kapcsolatos adatok
évfolyamismétlésre vonatkozó adatok
a tanulói jogviszony megszűnésének időpontja és oka
az országos mérés-értékelés adatai
a tanuló hányadik évfolyamon, mely országban vett részt a 9.§ (4) bekezdése alapján szervezett határon túli kiránduláson
a tanuló hányadik évfolyamon, mely országban vett részt külföldi tanulmányúton

A fenti adatok továbbíthatók a fenntartónak, a kifizetőhelynek, a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, a közneveléssel összefüggő igazgatási tevékenységet végző közigazgatási szervnek, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak, a nemzetbiztonsági szolgálatnak.
A gyermek, tanuló adatai közül az adattovábbítási szabályokat a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény 41.§ (7) bekezdés rendelkezései határozzák meg.

Az adatkezeléssel foglalkozó alkalmazottak körének meghatalmazása

Az intézmény adatkezelési tevékenységéért, jelen adatkezelési szabályzat karbantartásáért az intézmény vezetője az egyszemélyi felelős. Jogkörének gyakorlása az ügyek alább szabályozott körében helyettesét, az egyes pozíciókat betöltő pedagógusokat és az iskolatitkárt hatalmazza meg.
A nem szabályozott területeken az adatkezeléssel kapcsolatos feladatokat az intézmény vezetője személyesen vagy – utasítási jogkörét alkalmazva – saját felelősségével látja el.

Az intézményvezető feladatai:

a tanulói és az alkalmazotti adatok rögzítésének, aktualizálásának és kezelésének rendszeres ellenőrzése;
a tanulók nyilvántartott és kezelt adatainak továbbítása;
az alkalmazottak nyilvántartott és kezelt adatainak rögzítése az Állománytáblában, annak frissítése a fenntartó által kért határidőre és az adatok továbbítása a fenntartó számára;
A pedagógusokra vonatkozó minősítési eljárás során az OH által működtetett informatikai felület kezelése során az érintettek adatainak feltöltése;
a KIR és KRÉTA rendszerében meghatározott adatkezelés és adattovábbítás rendszeres ellenőrzése;
a magatartás, szorgalom és tantárgyi értékelésekkel kapcsolatos adatok továbbítása iskolaváltás esetén az új iskolának, a szakmai ellenőrzés végzőjének;
tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatkezelés, adattovábbítás és ellenőrzés;
A tanulók hiányzásával kapcsolatos adattovábbítás az osztályfőnökök jelzése alapján.
Az OH felületén online elérhető intézményre vonatkozó adatszolgáltatás (pl: október elsejei statisztika) egyeztetése az intézményvezető-helyettessel és a statisztikai adatok ellenőrzése;
Az OH felületén online elérhető 8. évfolyamos tanulókra vonatkozó továbbtanulási adatlap egyeztetése az osztályfőnökkel és az adatlap ellenőrzése;
egyéb adatok kezelésének és továbbításának elrendelése (pl: SNI és BTMN tanulók adatainak kezelése és továbbítása; az első évfolyamosokra vonatkozó DIFFER mérés adatainak kezelése és az adatok továbbítása; a NETFIT mérés adatainak kezelése és az adatok továbbítása; az országos kompetenciamérések, az idegen nyelvi mérés adatainak kezelése és továbbítása; a lemorzsolódással veszélyeztetett tanulók adatainak kezelése és továbbítása).
Az adatkezelést és továbbítást végző pedagógusok kijelölése az adott tanév intézményi munkatervében, amely egyben az adatokat és továbbításukat elvégző pedagógusok személyét megnevezi, és amely a tanévnyitó nevelőtestületi értekezlet intézményi munkatervét elfogadó nevelőtestületi értekezlete után válik a kijelölt pedagógus számára elfogadottá. Az intézményvezető felelőssége az adategyeztetés és ellenőrzés.
A pályázatok során kezelt adatok rögzítésének és továbbításának ellenőrzése.

Az intézményben folyó adatkezelési tevékenység során adatkezelő feladatokat látnak el az alábbi közalkalmazottak a beosztás után részletezett tevékenységi körben.

Intézményvezető-helyettes feladatai:

a tanulók adatainak kezelése;
A KIR és KRÉTA rendszer tanulói és alkalmazotti adatokkal történő feltöltése, rendszeres aktualizálása;
A KRÉTA felületére az adott tanév tantárgyfelosztásában a pedagógusokra vonatkozó adatok rögzítése és rendszeres aktualizálása;
a pedagógusok tanulókra vonatkozó magatartás, szorgalom és tantárgyi értékelésekkel kapcsolatos KRÉTA felületén történő feladatvégzésének, tanulói adatok rögzítésének (tanulói értékelés) ellenőrzése;
a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok rögzítése, aktualizálása és kezelése;
a tanulók iskolai felvételével, átvételével, középfokú intézménybe történő felvétellel kapcsolatos adatkezelés és adattovábbítás;
a pedagógusok és alkalmazottak adatainak kezelésében együttműködés az intézményvezetővel;
A pályázatok során kezelt adatok rögzítése és továbbítása.
a kompetenciamérés során felmerülő adatok egyeztetése a kompetenciamérést szervező és az adatokat továbbító pedagógussal és az intézményvezetővel.
A NETFIT méréshez szükséges adatok egyeztetése a NETFIT mérést végző testnevelővel és az adatok továbbításával megbízott pedagógussal.

Iskolatitkár feladatai:

a tanulók adatainak kezelése, együttműködve az intézményvezetéssel;
A KIR és KRÉTA rendszer tanulói és alkalmazotti adatokkal történő feltöltése, rendszeres aktualizálása együttműködve az intézményvezetéssel;
A KRÉTA felületére az adott tanév tantárgyfelosztásában a pedagógusokra vonatkozó adatok rögzítése és rendszeres aktualizálása együttműködve az intézményvezetéssel;
a pedagógusok és alkalmazottak adatainak kezelése, együttműködve az intézményvezetéssel;
A tanulóbiztosítással kapcsolatos adatok kezelése;
a diákigazolványok kiállításához szükséges adatok kezelése és továbbítása;
a tanulóbalesetekkel kapcsolatos adatok kezelése és továbbítása;
a pedagógus igazolványok által kiállított igazolással kapcsolatos adatok kezelése;
A dolgozók távollétének továbbítása, együttműködve az intézményvezetéssel;
A tanulói jogviszonyokkal kapcsolatos adatkezelési és adattovábbítási feladatok elvégzése intézmény vezetőjével való egyeztetés után;
A Beírási napló vezetése;
Az intézményben dolgozó közalkalmazottak adókedvezmény nyilatkozatainak adatkezelése és adattovábbítása.

Osztályfőnökök feladatai:

a magatartás, szorgalom és a tantárgyi értékeléssel kapcsolatos adatok rögzítése a KRÉTA rendszerben, az érintett osztályon, csoporton belül. A nevelőtestület döntéseinek előkészítése és a szülők tájékoztatása a KRÉTA felületén;
a szaktanárok munkájának segítése a KRÉTA felületén a tantárgyi értékeléssel kapcsolatban;
a tanulók adatainak és a tanulók szülőjének/gondozójának jogszabályban meghatározott adatainak rögzítése a KRÉTA felületén.
A tanulók hiányzásával kapcsolatos adatkezelés és jelzés az intézményvezető és a hatóságok felé a jogszabályi háttérnek, és amennyiben van, a hatályos intézményvezetői utasításnak megfelelően.
a tanulói adatait a tanulói balesettel kapcsolatban a baleset napján, illetve a tudomásszerzés napján köteles továbbítani az intézményvezetőnek és az iskolatitkárnak;
a tanuló adatainak továbbítása a családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek, gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezetnek, intézménynek a tanuló veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából.
az intézményt érintő tanulókra vonatkozó statisztikai adatok rögzítése és továbbítása az intézményvezetés által megadott időpontig (pl: félévi és év végi statisztikai adatok valamint az október elsejei statisztikai adatok; SNI és BTMN tanulókra, HH és HHH tanulókra, lemorzsolódással veszélyeztetett tanulókra vonatkozó adatok);
DIFER (1. évfolyam) kapcsolatos adatok rögzítésében és továbbításában együttműködés az adatszolgáltatást végző intézményvezető által megbízott pedagógussal;
a 8. évfolyam osztályfőnökei számára feladat a középfokú intézménybe történő felvétellel kapcsolatos adatkezelés és adattovábbítás;

Az iskolai weblap és közösségi oldal szerkesztésével megbízott pedagógus feladatai:

beszerzi az írásbeli hozzájárulást az adott tanév elején a honlapra és közösségi oldalra kerülő olyan pedagógusoktól, diákoktól és szülőktől, akikről a weblapon és közösségi oldalon személyes adatokat tartalmazó információk jelennek meg az adott tanév intézményi munkatervében foglalt és elfogadott intézményi programokkal, a Dr. Tolnay Sándor Általános Iskola hatályos pedagógiai programjával, házirendjével, szervezeti és működési szabályzatával kapcsolatosan;
beszerzi az írásbeli hozzájárulást az adott tanév elején a honlapra és közösségi oldalra kerülő olyan pedagógusoktól, diákoktól és szülőktől, akikről kiemelten a személyüket ábrázoló fénykép jelenik meg a honlapon, illetve közösségi oldalon az adott tanév intézményi munkatervében foglalt és elfogadott intézményi programokkal, a Dr. Tolnay Sándor Általános Iskola hatályos pedagógiai programjával, házirendjével, szervezeti és működési szabályzatával kapcsolatosan, (a csoportképeken szereplő személyektől hozzájárulást kérni nem szükséges);
beszerzi az intézményvezető írásbeli hozzájárulását a honlapra felkerülő (fotók és oklevelek kivételével) dokumentumokról, adattartalmakról, majd ezután teszi ezeket közzé a honlapon és közösségi oldalon;
a fentiekben említett hozzájárulás általában írásbeli hozzájáruló nyilatkozat formájában történik.

Az adatkezelés technikai lebonyolítása

Az adatkezelés általános módszerei

Az intézményünkben kezelt adatok nyilvántartási módja a következő lehet:

nyomtatott irat,
elektronikus adat,
az iskola weblapján, közösségi oldalán elhelyezett (elektronikus) adat, fénykép.

Az adatkezelő lapok hagyományos nyomtatott formában vagy számítógépes módszerrel vannak vezetve.

Az alkalmazottak személyi iratainak vezetése

Személyi irat minden adathordozó, amely a közalkalmazott jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik, és a közalkalmazott személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.
A személyi iratok köre az alábbi:

a közalkalmazott személyi anyaga;
a közalkalmazott tájékoztatásáról szóló irat;
a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok;
a közalkalmazott bankszámlájának száma, TAJ száma, adóazonosító száma;
a közalkalmazott saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok.

A személyi iratokra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja:

a közokirat vagy a közalkalmazott írásbeli nyilatkozata;
a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése;
bíróság vagy más hatóság döntése;
jogszabályi rendelkezés.

A személyi iratokba való betekintésre az alábbi személyek jogosultak:

az intézmény vezetője és helyettese;
iskolatitkár;
a vonatkozó törvény szerint jogosult személyek;
saját kérésére az érintett közalkalmazott.

A személyi iratok védelme

A személyi iratokat és a személyi adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.
Ha az adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik, a személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és az adat továbbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés) kell tennie.

A személyi iratok kezelői kizárólag az alábbi személyek lehetnek:

az intézmény vezetője,
az intézményvezető helyettese,
az adatok kezelését végző iskolatitkár,

A személyi anyag vezetése és tárolása

A közalkalmazotti jogviszony létesítésekor az intézmény vezetője gondoskodik a közalkalmazott személyi anyagának összeállításáról, s azt a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat szerint kezeli.
A személyi anyag eredeti példányát a tankerületben őrzik. A személyi anyag másolatát zárt szekrényben kell őrizni, amely intézményünkben az intézményvezető-helyettes feladata.
A személyi anyag része az 1992. évi XXXIII. törvény 5. sz. melléklete szerint vezetett közalkalmazotti alapnyilvántartás, amely nyilvántartás vezetése az intézményvezető-helyettes feladata.
A közalkalmazott az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok átvezetéséről.
A személyi anyag vezetéséért, rendszeres ellenőrzéséért és karbantartásáért az intézmény vezetője a felelős.

A tanulók személyi adatainak vezetése

A tanulók személyi adatainak védelme
A tanulók személyi adatainak kezelői kizárólag az alábbiak lehetnek:

az intézmény vezetője;
az intézményvezető helyettese;
az iskolatitkár;
osztályfőnök.

A tanulói személyi iratok és adatok védelmére ugyanazok a szabályok érvényesek, mint az alkalmazottak személyi irataira és adataira.

A tanulók személyi adatainak vezetése és tárolása

A tanulói jogviszony létesítésekor az intézmény vezetője gondoskodik a tanulók személyi adatainak összeállításáról, s azt a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat szerint kezeli. A diákok személyi adatai között az Nkt.-ben felsoroltakon kívül más anyag nem tárolható.

A személyi adatokat az alábbi nyilvántartásokban kell őrizni:

törzskönyvek;
bizonyítványok;
beírási napló;
KRÉTA E-napló;
KIR személyi nyilvántartó rendszer;
diákigazolványok nyilvántartó dokumentuma.

A tanuló és szülője a tanuló adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni az osztályfőnököt, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok átvezetéséről.

Az elektronikus úton előállított, hitelesített és tárolt dokumentumok kezelési rendje

Az oktatási ágazat irányítási rendszerével a Közoktatási Információs Rendszer (KIR) révén tartott elektronikus kapcsolatban elektronikusan előállított, hitelesített és tárolt dokumentumrendszert alkalmazunk a 229/2012 (VIII.28.) Kormányrendelet előírásainak megfelelően.
Az Emberi Erőforrások Minisztere jóváhagyta a KRÉTA rendszert, mint a kötelező tanügyi nyilvántartást felváltó elektronikus adatnyilvántartást
A nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény (a továbbiakban: Nkt.) 57. § (6) bekezdésében foglaltak szerint az iskolai nyomtatványok - az év végi bizonyítvány és az állami vizsga teljesítéséről kiállított bizonyítvány kivételével - az oktatásért felelős miniszter, szakképesítést tanúsító bizonyítvány esetén a szakképzésért és felnőttképzésért felelős miniszter által jóváhagyott rendszer alkalmazásával, a személyiségi, adatvédelmi és biztonságvédelmi követelmények megtartásával elektronikus úton is elkészíthetők és tárolhatók. Az Nkt. 77. § (2) bekezdés h) pontja alapján az oktatásért felelős miniszter jóváhagyása szükséges a kötelező tanügyi (papíralapú) nyilvántartást felváltó elektronikus adatnyilvántartáshoz

2018. augusztus 15-én az Emberi Erőforrások Minisztere jóváhagyta a KRÉTA rendszert, mint a kötelező tanügyi nyilvántartást felváltó elektronikus adatnyilvántartást, a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet 94. §-ában foglalt alábbi tanügyi nyomtatványok tekintetében:
osztálynapló;
csoportnapló;
egyéb foglalkozási napló;
órarend;
tantárgyfelosztás,
ellenőrző.
A miniszteri jóváhagyás lehetővé teszi, hogy a 2018/2019. tanévtől kezdve a fenti tanügy-igazgatási dokumentumok már a KRÉTA rendszerben tárolhatóak, őrizhetőek, a rendszerben előállított naplók elfogadott hivatalos dokumentumnak minősülnek, és – az Nkt. 57.§ (6) bekezdése szerinti kivételektől eltekintve – nem szükséges kinyomtatni őket.
A rendszerben alkalmazott fokozott biztonságú elektronikus aláírást kizárólag az iskola vezetője alkalmazhatja a dokumentumok hitelesítésére.

Az elektronikus rendszer használata során feltétlenül ki kell nyomtatni és az irattárban kell elhelyezni az alábbi dokumentumok papír alapú másolatát:

intézménytörzsre vonatkozó adatok módosítása;
az alkalmazott pedagógusokra, óraadó tanárokra vonatkozó adatbejelentések;
a tanulói jogviszonyra vonatkozó bejelentések;
az október 1-jei pedagógus és tanulói lista.

A fent felsorolt elektronikus úton előállított nyomtatványokat az iskola pecsétjével és az igazgató aláírásával hitelesített formában kell tárolni. Az egyéb elektronikusan megküldött adatok írásbeli tárolása, hitelesítése nem szükséges.
A dokumentumokat a KIR rendszerében, az iskola informatikai hálózatában egy erre a célra létrehozott mappában tároljuk. Ehhez a mappához az igazgató által felhatalmazott személyek (iskolatitkár, intézményvezető-helyettes) férhetnek hozzá.

Az adatnyilvántartásban érintett alkalmazottak, tanulók és szülők jogai és érvényesülésük rendje

Az érintettek tájékoztatása, kérelem az érintett adatainak módosítására

Az adatkezelés által érintett személlyel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályt is.
A közalkalmazott, a tanuló vagy gondviselője tájékoztatást kérhet személyes adatainak kezeléséről, valamint személyi adatainak helyesbítését, illetve kijavítását, amelyet az adatkezelő köteles teljesíteni. A közalkalmazott, a tanuló, illetve gondviselője jogosult megismerni, hogy az adatkezelés során adatait kinek, milyen célból és milyen terjedelemben továbbították.
A közalkalmazott a közokirat, illetve a munkáltató döntése alapján a bejegyzett adatok helyesbítését vagy törlését csak közokirat, illetve a munkáltató erre irányuló nyilatkozata vagy döntésének az illetékes szervek által történt megváltoztatása alapján kérheti.
Az érintett közalkalmazott, tanuló, illetve gondviselője kérésére az intézmény vezetője tájékoztatást ad az intézmény által kezelt, illetőleg az általa megbízott feldolgozó által feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. Az intézményvezető a kérelem benyújtásától számított 30 napon belül írásban, közérthető formában köteles megadni a tájékoztatást.

Az érintett személyek tiltakozási joga

Az érintett tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen, ha:

a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el;
a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik;
a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi.
Az intézmény vezetője – az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével – a tiltakozást köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 napon belül megvizsgálni, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatni.
Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő köteles az adatkezelést – beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is – megszüntetni és az adatokat zárolni, valamint a tiltakozásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésről értesíteni mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében.
Amennyiben az érintett a meghozott döntéssel nem ért egyet, az ellen – annak közlésétől számított 30 napon belül – az adatvédelmi törvény szerint bírósághoz fordulhat.

A bírósági jogérvényesítés lehetősége

Ha az intézmény adatkezelési tevékenysége során az érintett jogait megsérti, az érintett közalkalmazott, tanuló vagy annak gondviselője az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.

Záró rendelkezések

Ez az adatkezelési szabályzat 2020. november 1-jén lép hatályba.

Ezen adatkezelési szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a korábbi adatkezelési szabályzatok hatályukat vesztik.

Kelt: Gyöngyösfalu, 2020. 10. 13.

Imre Julianna
intézményvezető